Die elektronische Signatur und die Nützlichkeit der Funktionalitäten

 

Tatsächlich ist der Unterzeichnungsprozess für den Unterzeichner recht einfach (Checkbox, Initialen, handschriftliche Unterschrift oder Text…). Für ein Unternehmen, das einen aufwendigen und umfassenden Signierprozess verwendet, sind die Vorteile zahlreich. Natürlich bieten nicht alle Player auf diesem Markt die gleichen Funktionalitäten. Deshalb sollte ein „BenchMark“ durchgeführt werden.

 

Auch die Abrechnungsmethoden sind von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich. Einige berechnen pro Benutzer (normalerweise etwa 35 € pro Benutzer), andere basieren auf Volumen und Anzahl der Benutzer, und es ist nicht einfach, die Kosten pro Dokument neu zu berechnen. Zumal einige Seiten eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten bewerben. Die Websites, die eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten anbieten, geben in ihren AGB (Allgemeine Nutzungsbedingungen) an, dass diese innerhalb eines angemessenen Rahmens oder innerhalb der Grenze von 100 Dokumenten pro Jahr oder 100 Umschlägen pro Jahr bleiben müssen (für diejenigen, die in der Anzahl zählen Umschläge, die 3 Dokumente enthalten können). In anderen Fällen ist die Anzahl der Benutzer begrenzt (z. B. von 1 auf 5) und die Site geht davon aus, dass ein Benutzer nicht mehr als 10 Dokumente pro Monat unterschreiben muss (und oft die Anzahl der Dokumente in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Verkauf). Das unbegrenzte Angebot ist also noch illusorisch. Die ehrlichste Abrechnung ist die Abrechnung auf Basis des gepoolten Volumens.

 

Es gibt unseres Wissens nur eine Site, die diese Art der Abrechnung (Volumen von Dokumenten und Unterschriften) anbietet und die nativ mehrere Einheiten und unbegrenzt viele Benutzer umfasst. Dies ist e-SignProof ©.

 

Die interessantesten Features für Unternehmen betreffen hauptsächlich:

 

• Unbegrenzte Verwaltung von Entitäten und Unterentitäten in einer Baumstruktur (siehe Diagramm unten)

 

• Die Möglichkeit, seine "Vorlagen" zu verwalten, indem interaktive Felder (Kästchen zum Klicken, Frage mit Antworten usw.) integriert werden, die im signierten Dokument gespeichert werden.

 

• Die Möglichkeit, mehrere Unterzeichner pro Dokument anzugeben, einen Genehmiger zu benennen (je nach Standort als Genehmigungsstempel oder "Stempel" bezeichnet), die Möglichkeit, den gesamten oder einen Teil des Unterzeichnungsprozesses zu kopieren ...

 

• In der Lage zu sein, die Prozessüberwachung mit zahlreichen Filtern zu verwalten (nach Entität, Dokumente zur Unterschrift, signierte Dokumente, abgelehnte Dokumente, stornierte Dokumente usw.).

 

• Einfaches Importieren Ihrer eigenen Datenbanken, die die verschiedenen Felder der zur Unterschrift zu sendenden Dokumente ausfüllen.

 

• Möglichkeit, den E-Mail-Versand für die zu unterzeichnenden Dokumente, das Datum und die Uhrzeit und das Protokoll der Erinnerungen sowie die Fristen zu verschieben.

 

Es gibt noch viele andere Funktionen, die Zeit und Geld für Unternehmen sparen, die sich für einen aufwendigen Signierprozess entscheiden, der einfach zu integrieren ist und einige Funktionen enthält, die für ihr Geschäft sehr nützlich sind.